Без грамотного управления финансами малый бизнес легко сталкивается с кассовыми разрывами, не может масштабировать рекламу и рискует потерять поставщиков при первом же кризисе. Разбираемся, как настроить учёт доходов и расходов, контролировать cash flow, делать реалистичное планирование бюджета и вести финансовую отчётность, когда компания только растёт.
1. Три столпа финансовой устойчивости
| Столп | Что включает | Зачем нужно |
|---|---|---|
| Учёт | доходы, расходы, налоги, долги | принятие решений на цифрах |
| Контроль cash flow | прогноз движения денег на 3-6 мес. | предотвращение кассовых разрывов |
| Бюджет + резервы | план доход-расход, страховая подушка 2-3 мес. | защита от сезонных провалов |
Подробные шаги по оформлению бизнес-плана, где фиксируются эти финансовые блоки, смотрите в статье «Что важно учесть при составлении бизнес-плана».
2. Настраиваем учёт доходов и расходов
2.1 Выбираем систему учёта
-
Таблица Excel/Google Sheets — подходит, если ≤ 300 операций в месяц.
-
Онлайн-сервис (МоёДело, Контур) — автоматизация счетов, интеграция с банком.
-
1С / МойСклад — когда нужен складской учёт и API.
2.2 План счетов малого бизнеса
Разбейте расходы на 4 категории:
-
Себестоимость (сырьё, логистика).
-
Операционные (зарплаты, аренда).
-
Маркетинг.
-
Налоги и проценты по кредиту.
Это позволит быстро видеть, где растут траты и почему маржа падает.
3. Прогноз cash flow: 13-недельная модель
Сделайте таблицу: строки — недели, колонки — приток (выручка, авансы) и отток (закупки, аренда, налоги).
-
Вносите фактические платежи.
-
Обновляйте прогноз каждую пятницу.
-
Если минимум на балансе < 0, ищите, что можно отложить или ускорить поступления (акция предоплаты).
Визуальный шаблон легко собрать, используя советы из статьи «Как выбрать правильный маркетинговый инструмент для бизнеса».
4. Бюджетирование: метод “60-30-10”
| Статья | Доля от выручки | Пояснение |
|---|---|---|
| Операционные расходы | 60 % | производство, зарплаты, аренда |
| Маркетинг и рост | 30 % | реклама, новые каналы |
| Резерв и развитие | 10 % | подушка безопасности и R&D |
Если маржа ниже 30 %, пересмотрите цены или себестоимость.
5. Финансовая отчётность без бухгалтера
| Документ | Как часто | Мини-состав |
|---|---|---|
| P&L (отчёт о прибыли и убытках) | ежемесячно | выручка, COGS, валовая и чистая прибыль |
| Balance Sheet | ежеквартально | активы, обязательства, капитал |
| Cash Flow Statement | еженедельно | приток/отток денег |
Больше информации о финансах в малом бизнесе можно найти в материале «Как управлять финансами в малом бизнесе».
6. Резервный фонд и кредитная линия
-
Минимум — 2 месяца операционных расходов на отдельном счёте.
-
Кредитная карта/овердрафт как страховка под 5–7 % годовых: использовать только при разрыве cash flow.
-
Инвестируйте излишки в короткие депозиты или низкорисковые облигации.
7. Автоматизация и контроль
| Задача | Инструмент |
|---|---|
| Синхронизация с банком | МойДело, Финолог |
| Отчёты P&L → Google Data Studio | Sheet2Data |
| Нотификации о кассовом разрыве | Telegram-бот + AppScript |
Авто-уведомления о снижении баланса помогают реагировать до того, как начнутся просрочки.
8. Частые ошибки
| Ошибка | Чем грозит | Решение |
|---|---|---|
| Учёт на одной карте с личными тратами | Путаница, завышенные расходы | Откройте отдельный расчётный счёт |
| Нет резервов | Любой форс-мажор → кассовый разрыв | 10 % выручки отправляйте в фонд Safety |
| Сезонный бизнес без прогнозов | Негативный cash flow зимой/летом | 13-недельная модель и подушка 3 мес. |
| Игнорирование маржинальности каналов | Реклама «в плюс» на глаз | Старайтесь, чтобы CAC ≤ ⅓ CLV |
9. Финансовый дашборд CEO за 15 минут
-
Выгрузите P&L и Cash Flow в CSV.
-
Подключите к Google Looker Studio.
-
Постройте графики валовой маржи, баланса и задолженностей.
-
Сделайте авто-обновление каждый день в 08:00.
Так владелец видит ключевые цифры, не лезя в бухгалтерию.
Заключение
-
Начните с прозрачного учёта доходов и расходов.
-
Прогнозируйте cash flow минимум на 13 недель, чтобы вовремя заметить разрывы.
-
Используйте правило «60-30-10» для планирования бюджета и формируйте резерв 2–3 месяца.
-
Ведите регулярную финансовую отчётность — P&L, баланс, Cash Flow — даже в Google Sheets.
Системное управление финансами превращает малый бизнес из проекта «на удаче» в устойчивую компанию, которую не пугают сезонные спады и рыночные потрясения.
